Damian Borkowski

Kiedy lider odchodzi organizacja staje przed skomplikowanym zadaniem, ponieważ (zazwyczaj) dobrego lidera trudno zastąpić. W obliczu takiego wydarzenia można rozważać 3 podstawowe strategie działania:

1. Funkcja i rola lidera pozostaje nie obsadzona i nie wykonywana.
2. Funkcje i rola zostaje przejęta przez jedną osoba lub podzielone pomiędzy kilka osób z wewnątrz lub z zewnątrz zespołu.
3. Zespół się rozpada / zostaje wchłonięty przez inny.

Najczęstszą strategią radzenia sobie z taką sytuacją jest wprowadzenie / wyłonienie nowego lidera zgodnie z powiedzeniem “Umarł król, niech żyje król”. Dzieje się tak, ponieważ zaczynamy myśleć o następcy dopiero wtedy, gdy pojawia się taka potrzeba. Działając w ten sposób często popełniamy błędy.

Na zjawisko rotacji pracowników możemy spojrzeć nawet szerzej, dotyczy ono osób na wszystkich poziomach organizacji. Każdy menedżer prędzej czy później styka się z problemem odejść pracowników, niezależnie od tego czy osoby przemieszczają się w ramach organizacji czy też opuszczają ją.

W perspektywie takich nieprzewidywanych zmian planowanie scenariuszy sukcesji wydaje się jak najbardziej rozsądnym zadaniem, a jednak wielu menedżerów nie zna odpowiedzi nawet podstawowe pytania:

1. Co bym zrobił, gdyby ktoś z moich ludzi odszedł z zespołu? Jaki będzie to miało wpływ na wyniki?
2. Co się może wydarzyć, jeśli odejdzie mój szef / inna kluczowa osoba w organizacji? Jaki będzie to miało wpływ na wyniki?
3. Co się stanie z zespołem, jeśli ja przejdę w inne miejsce? Jaki będzie to miało wpływ na wyniki?

1. Z czego byłeś najbardziej zadowolony w tym tygodniu?
2. Co było twoim największym sukcesem?
3. Co zrobiłeś, aby zbliżyć się do realizacji twoich długoterminowych celów?
4. Co było dla Ciebie najtrudniejsze w minionym tygodniu?
5. Na co niepotrzebnie straciłeś czas?
6. Czego ciekawego się nauczyłeś?
7. Kogo ciekawego poznałeś?

Jaki w sumie był ten tydzień w skali od 1 do 10? A jaki był biorąc pod uwagę Koło Życia? Jaki chciał(a)byś, aby był przyszły tydzień?

Zastanów się przez chwilę jaki jest koszt jednogodzinnego spotkania w twojej firmie. Pewnie spory, co? Mnie też zabolało, kiedy to przeliczyłem. Jeśli policzysz koszty czasu każdej osoby uczestniczącej w spotkaniu oraz koszty alternatywne (na prawdę warto myśleć również w tych kategoriach), czyli to jak osoby te mogłyby wykorzystać ten czas, to okaże się, że spotkania są bardzo, bardzo kosztowne. Warto więc upewnić się, że każdy uczestnik i każda minuta spotkania tworzą wartość dodaną. Jak to zrobić?

1. Uzgodnij/wyznacz cel spotkania oraz określ agendę (plan) spotkania. Cel spotkania powinien być S.M.A.R.T. a agenda najlepiej, aby zawierała tematy, osobę odpowiedzialną za dany temat oraz czas przeznaczony na daną kwestię.

2. Nie spotykaj się! Teraz kiedy znasz już cel spotkania to czy spotkanie jest na pewno konieczne? Czasami wysłanie mejla wystarczy. Czy aby na pewno musisz wziąć udział w tym spotkaniu?
Unikaj spotkań jeśli są one zbędne. Czy obecność każdej z osób, które chcesz zaprosić na spotkanie jest konieczna? Czy osoba musi wziąć udział w spotkaniu czy wystarczy jej raport ze spotkania.

3. Zadbaj o logistykę. Miejsce i pomocne narzędzia (np. flipa)

4. Jeśli to możliwe podziel się z uczestnikami informacjami jeszcze przed spotkaniem. Często możemy wysłać jakąś informację (np. raport) lub prośbę (np. o przemyślenie jakieś kwestii) jeszcze przed spotkaniem. Tym samym przeznaczyć więcej czasu na dyskusję.

5. Spotkanie powinno mieć przejrzystą strukturę.
- Otwarcie (zadbaj o dobrą atmosferę, upewnij się, że wszyscy znają cel spotkania, agendę oraz podstawowe zasady),
- Dyskusja (np. tworzenie rozwiązań),
- Decyzje (plan działania),
- Zakończenie (podsumowanie i podziękowanie za spotkanie).

6. Spisz podsumowanie spotkania i roześlij do uczestników (lub umieść w miejscu ogólnodostępnym).

Na koniec jeszcze jedna ciekawa uwaga: spotkania “stojące” są znacznie krótsze od “siedzących”

Spotkania są wspaniałym sposobem tworzenia pomysłów, podejmowania decyzji, planowania i zarządzania pracą. Efektywne spotkania pomagają osiągać cele szybciej i skuteczniej. Co jeszcze jest ważne, aby spotkanie było udane? Jakie praktyki ty stosujesz?

Jeśli w przyszłości chcesz lepiej zarządzać swoim czasem zastanów się, jak wykorzystujesz go teraz. W tygodniu masz do dyspozycji 168 godzin lub 112 (jeśli odejmiemy standardowe 8 godzin na sen). Zastanawiałeś się na jakie działania wykorzystujesz ten czas? Zachęcam cię, zrób sobie podobne ćwiczenie do tego co poniżej, najlepiej bardziej dokładne. Tak ogólnie wygląda tydzień naszej przykładowej osoby:

Tak to będzie wyglądać na wykresie:

Taki przegląd własnej aktywności może dostarczyć ci informacji, gdzie szukać usprawnień i “dodatkowych” godzin, można również zauważyć jakieś ciekawe rzeczy np. u naszej osoby możemy próbować łączyć naukę i dojazdy, albo zastanowić się czy można jakoś zlikwidować czas przeznaczony na dojazdy poprzez przeprowadzkę. Wiec jeśli masz poczucie, że brakuje ci czasu to zanim to zmienisz, przyjrzyj się co takiego robisz, że tak się dzieje.

Przy okazji tego ćwiczenia w możemy zastanowić się czy również jakość wykorzystywania naszego czasu jest na odpowiednim poziomie, ponieważ czym innym jest godzina czytania o żeglowaniu, a czym innym godzina na łódce.

Możesz również zastanowić się ile czasu lokujesz w każdy z obszarów z koła życia.

Podobnie analizę czasu możemy wykonać na poziomie pracownika/zespołu:

Możemy wspólnie z nim/nimi przyjrzeć się, które procesy (etapy procesów) są najbardziej czasochłonne w danym miesiącu/kwartale.

Foto: bogenfreund

Jeśli chcesz dobrze wykorzystać swój czas, musisz wiedzieć co jest najważniejsze i wtedy poświęcić temu wszystko, co masz.
Lee Iacocca

Wyznaczanie celów.

Każdy z nas powinien umieć sformułować to czego pragnie. Gdy nie masz celu, nie pomogą ci nawet najlepsze metody zarządzania czasem. Będziesz trochę jak żaglówka bez sternika, która pływa tak, jak zawieje wiatr. Na skuteczne wyznaczanie celów składa się kilka elementów:

Przemyślana eliminacja zadań do zrobienia.

Najczęstszym problemem jest to, że nie mamy czasu na zrobienie rzeczy, które chcemy. Ilość rzeczy, które mamy do zrobienia każdego dnia bywa przytłaczająca, ale zgodnie z zasadą Pareto większość zadań, które wykonujesz ma prawdopodobnie niewielki wpływ na rezultaty jakie otrzymujesz. Czy mógłbyś zredukować ilość spraw do zrobienia o połowę? Zastanów, które czynności możesz:

Przemyślana redukcja czasu przeznaczonego na realizację zadań.

Prawo Parkinsona mówi, że realizacja zadania zajmie cały przeznaczony na nie. Na przykład jeśli zaplanujesz jakieś spotkanie na 2 godziny to pewnie będzie trwało ono dokładnie tyle. Możesz przetestować prosty sposób. Planuj każde spotkanie godzinne spotkanie o 10 minut krócej. Jeśli chcesz to przetestować to pamiętaj o odpowiednich przerwach między spotkaniami, ponieważ zdarza się, że spotkanie może potrwać dłużej niż zaplanowano z niezależnych przyczyn.

Przy okazji jeśli jesteś na jakimś większym spotkaniu (szczególnie dotyczy to osób, które pracują w korporacjach) i część, która cię dotyczyła już minęła polecam je opuścić nie czekając aż wszyscy skończą.

Ustalenie Priorytetów.

1. Ważne i pilne – pożary, zgaś je natychmiast!
2. Ważne i niepilne – kluczowe, jeśli chcesz uniknąć pożarów
3. Nieważne i pilne – czy można to delegować?
4. Nieważne i niepilne – czy warto się tym zajmować?

Aby oddzielić zadania najważniejsze od mniej istotnych używaj surowych kryteriów. Jeśli wszystko jest ważne to znaczy, że robisz to źle. Pamiętaj, że musisz zidentyfikować naprawdę duże kamienie. Zastanów się, które zadania zwrócą ci zainwestowany czas najlepiej. Które z nich realizują twoje długoterminowe cele (osobiste i zawodowe)? Które najlepiej przyczynią się do realizacji celów twojej firmy? Które są kluczowe dla twojego szefa? W pierwszej kolejności podejmij się właśnie zadań, które spełniają najwięcej z tych kryteriów.

Planowanie.

Najlepiej od tyłu. O tym już pisałem tutaj.

Mówi się, że dobry plan to połowa sukcesu. Planowanie to ustalanie sposobu dotarcia do celu. Planowanie jest częścią naszego życia, wiec warto robić to dobrze. Najlepsza metoda planowania jaką znam to tak zwane planowanie od tyłu (ang. backward planning). Metoda ta była wykorzystana między innymi do zbudowania pierwszej łodzi podwodnej o napędzie nuklearnym oraz przez NASA w Programie Apollo do zaplanowania lądowanie człowieka na księżycu (podobno zaczęli od pytania “Gdzie wylądujemy?”). Swego rodzaju planowania od końca podobno używał też fantastyczny pisarz Kurt Vonnegut. Pisanie swoich książek zaczynał od wymyślenia zakończenia, a następnie zadawał sobie pytanie: “Co musiało wydarzyć się wcześniej?” i tak przesuwał się do początku książki.

Jest to metoda, która przekształca wizję w konkretne działania. To prosty sposób na określenie jakie działania oraz w jakiej kolejności powinny być podjęte. Polecam stosowanie tej metody do planowania nie tylko projektów, ale również swojej przyszłości. Możesz na przykład zaplanować 10 najbliższych lat swojego życia. Jak to zrobić?

1. Pomyśl jak ma wyglądać twoje życie za 10 lat, możesz użyć do tego kategorii z koła życia. Staraj się być jak najbardziej konkretny i szczegółowy. (każdy z 10 punktów spisz na osobnej kartce. W trakcie zadawaj sobie pytanie: “Po czym poznam, że dany cel został osiągnięty?”)

2. Co musisz osiągnąć za 7 lat, abyś mógł zrealizować swoje cele z punktu 1.?

3. Co musisz osiągnąć za 5 , abyś mógł zrealizować swoje cele z punktu 2?

4. Co musi być zakończone za 3 lata, abyś mógł zrealizować to, co zaplanowałeś w punkcie 3?

5. Co musi być zrobione za 1 rok?

6. Co musi być zrobione za 6 miesięcy?

7. Za 3 miesiące?

8. Co musisz mieć zrealizowane za 1 miesiąc?

9. Za 3 tygodnie? Za 2 tygodnie? Za tydzień?

10. Najbliższy tydzień (2 tygodnie) zaplanuj sobie w ten sposób dzień po dniu. Najlepiej jeśli twój plan to być małe, realistyczne zadania. Jeśli wśród tych zadań są jakieś, które Cię zniechęcają, rozbij je na mniejsze, najprostsze czynności (np. zamiatanie podłogi w całym domu -> zamieść pokój -> zamieść pod biurkiem -> wziąć miotłę).

11. Przejrzyj wszystkie kartki jeszcze raz i zastanów się co możesz poprawić, co i gdzie powinieneś dopisać, być może co można usunąć lub zmienić.

Planowanie na najbliższych 10 lat wygląda to dość czasochłonnie, ale wierz nawet jeżeli masz poświęcić kilka godzin, to warto! Jeśli nie planujesz swoich działań, to tak jakbyś planował, że poniesiesz porażkę. Co musisz zrobić już teraz, aby za pół godziny mieć odpowiedź na pytanie z pierwszego punktu?