Foto: bogenfreund
Jeśli chcesz dobrze wykorzystać swój czas, musisz wiedzieć co jest najważniejsze i wtedy poświęcić temu wszystko, co masz.
Lee Iacocca
W pewnym sensie czas jest kluczem do sukcesu, ponieważ gdybyś miał go nieskończenie wiele mógłbyś osiągnąć (prawie?) wszystko. Czas choć dostajemy go za darmo, jest ograniczonym zasobem (przynajmniej na razie, chociaż może
kiedyś, w odległej przyszłości, się to zmieni). Nie możesz go zatrzymać, złapać, cofnąć ani odzyskać. Możesz jednak mieć więcej czasu niż potrzeba, jeśli wykorzystujesz go mądrze. Zarządzanie czasem jednym przychodzi łatwiej, innym trudniej. W istocie w zarządzaniu czasem chodzi przede wszystkim o zarządzanie sobą. Jest wiele systemów i sposobów organizowania swojego czasu, jednak chyba każdy z nich sprowadza się w gruncie rzeczy do 5 umiejętności.
Wyznaczanie celów.
Każdy z nas powinien umieć sformułować to czego pragnie. Gdy nie masz celu, nie pomogą ci nawet najlepsze metody zarządzania czasem. Będziesz trochę jak żaglówka bez sternika, która pływa tak, jak zawieje wiatr. Na skuteczne wyznaczanie celów składa się kilka elementów:
- Im więcej celów sobie wyznaczasz, tym mniej skoncentrowany jesteś na osiągnięciu każdego z nich. Powinno ich być niewiele.
- Cele powinny być sformułowane w sposób pozytywny i motywujący – określać to do czego dążysz i czego pragniesz, a nie czego nie chcesz lub unikasz.
- Cele powinno się określać według reguły S.M.A.R.T.*, co wbrew pozorom wielu osobom sprawia trudność.
- Każdy cel powinien być ekologiczny – nie powinien być w konflikcie z innymi twoimi dążeniami.
*) Jeśli chodzi o T (terminowość) – to najlepiej jak cel ma określoną datę startu, datę końca i ilość czasu przeznaczoną na realizację.
Przemyślana eliminacja zadań do zrobienia.
Najczęstszym problemem jest to, że nie mamy czasu na zrobienie rzeczy, które chcemy. Ilość rzeczy, które mamy do zrobienia każdego dnia bywa przytłaczająca, ale zgodnie z zasadą Pareto większość zadań, które wykonujesz ma prawdopodobnie niewielki wpływ na rezultaty jakie otrzymujesz. Czy mógłbyś zredukować ilość spraw do zrobienia o połowę? Zastanów, które czynności możesz:
- Całkowicie wyeliminować – nieistotne spotkania, raporty (czytane i tworzone). Tutaj również ważne jest odmawianie innym, kiedy proszą nas o wykonanie jakiś rzeczy a nie mamy na to czasu.
- Uprościć, usprawnić lub zautomatyzować – zawsze można robić coś lepiej. Na przykład stosuj reguły, które w sensowny sposób będą automatycznie sortować przychodzące do ciebie e-maile.
- Delegować – to jedna z najważniejszych umiejętności w zarządzaniu czasem. Prawdopodobnie możesz delegować większość zadań, które wykonujesz bez utraty jakości. Odmianami delegowania jest kupowanie czasu innych i proszenie innych o pomoc. Skoncentruj swoje działania na tym, co najistotniejsze.
Przemyślana redukcja czasu przeznaczonego na realizację zadań.
Prawo Parkinsona mówi, że realizacja zadania zajmie cały przeznaczony na nie. Na przykład jeśli zaplanujesz jakieś spotkanie na 2 godziny to pewnie będzie trwało ono dokładnie tyle. Możesz przetestować prosty sposób. Planuj każde spotkanie godzinne spotkanie o 10 minut krócej. Jeśli chcesz to przetestować to pamiętaj o odpowiednich przerwach między spotkaniami, ponieważ zdarza się, że spotkanie może potrwać dłużej niż zaplanowano z niezależnych przyczyn.
Przy okazji jeśli jesteś na jakimś większym spotkaniu (szczególnie dotyczy to osób, które pracują w korporacjach) i część, która cię dotyczyła już minęła polecam je opuścić nie czekając aż wszyscy skończą.
Ustalenie Priorytetów.
Można to robić na wiele sposobów. Do mnie najbardziej przemawia Matryca Eisenhowera, w której możesz podzielić zadania na pilne i ważne. Używając tych dwóch niezależnych wymiarów możemy stworzyć 4 kategorie (kwadraty, ćwiartki) zadań:
1. Ważne i pilne – pożary, zgaś je natychmiast!
2. Ważne i niepilne – kluczowe, jeśli chcesz uniknąć pożarów
3. Nieważne i pilne – czy można to delegować?
4. Nieważne i niepilne – czy warto się tym zajmować?
Aby oddzielić zadania najważniejsze od mniej istotnych używaj surowych kryteriów. Jeśli wszystko jest ważne to znaczy, że robisz to źle. Pamiętaj, że musisz zidentyfikować naprawdę duże kamienie. Zastanów się, które zadania zwrócą ci zainwestowany czas najlepiej. Które z nich realizują twoje długoterminowe cele (osobiste i zawodowe)? Które najlepiej przyczynią się do realizacji celów twojej firmy? Które są kluczowe dla twojego szefa? W pierwszej kolejności podejmij się właśnie zadań, które spełniają najwięcej z tych kryteriów.
Planowanie.
Najlepiej od tyłu. O tym już pisałem tutaj.
Dodatkowo jeśli chodzi o codzienne planowanie to naszą aktywność możemy podzielić na dwa rodzaje działań: takie, które musisz wykonać danego dnia (np. napisanie mejla) oraz takie, które musisz wykonać w konkretnym terminie (np. spotkanie z klientem). Warto mieć świadomość, które zadania należą do pierwszej grupy, a które do drugiej.
